O NIF é essencial não apenas em Portugal, mas também em toda a União Europeia (UE), desempenhando um papel crucial no processamento de informações fiscais e aduaneiras. Este número garante a integridade dos dados, permitindo um cruzamento eficaz de informações e a rápida detecção de irregularidades.
O que é o NIF?
O NIF, ou Número de Identificação Fiscal, é um identificador utilizado em Portugal para fins fiscais e aduaneiros, conforme estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 14/2013, de 28 de janeiro. Este número sequencial é essencial para cumprir obrigações fiscais e exercer direitos junto da Autoridade Tributária (AT). O NIF serve para identificar de forma única:
- Pessoas singulares;
- Pessoas coletivas;
- Entidades legalmente equiparadas.
Atribuição do NIF
A atribuição do NIF para pessoas singulares, tanto nacionais quanto estrangeiras, é da competência exclusiva da AT.
Para pessoas coletivas abrangidas pelo regime jurídico do Registo Nacional de Pessoas Coletivas , o NIF, conhecido como Número de Identificação de Pessoa Coletiva , é atribuído por esses serviços após a emissão de um certificado de admissibilidade de firma ou denominação ou de inscrição no ficheiro central de pessoas coletivas (FCPC).
A AT é responsável pela atribuição do NIF para outras entidades coletivas, incluindo:
- Não residentes que obtenham rendimentos em Portugal sujeitos a retenção na fonte a título definitivo;
- Fundos;
- Entidades que necessitam cumprir obrigações ou exercer direitos junto à Administração Tributária, como heranças indivisas.
Formato do NIF em Portugal
Tanto o NIF atribuído pela AT quanto o NIPC são gerados automaticamente por um algoritmo, sendo compostos por nove dígitos (os primeiros oito são sequenciais e o último é um dígito de controle).
O primeiro dígito de cada NIF (incluindo o NIPC) identifica a série específica, diferenciando pessoas singulares de pessoas coletivas e as entidades responsáveis pela atribuição. As séries atribuídas pela AT variam entre 1 a 4 para pessoas singulares e começam pelo dígito 7 para contribuintes especiais, como pessoas coletivas não abrangidas pelo RNPC.
Séries de NIF emitidos pela AT
- 1 a 4: Pessoas singulares
- 45: Pessoas singulares não residentes com rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo
- 70, 74, 75: Heranças indivisas
- 71: Pessoas coletivas não residentes com rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo
- 72: Fundos de Investimento e Fundos de Pensões
- 78: Não residentes abrangidos pelo processo VAT REFUND
Séries de NIF de Empresas
- 5: Pessoas coletivas
- 6: Organismos da Administração Pública Central, Regional ou Local
- 90, 91: Condomínios e Sociedades Irregulares
- 98: Pessoas coletivas não residentes, com ou sem estabelecimento estável
- 99: Sociedades civis sem personalidade jurídica
Números de Identificação IVA na UE
Semelhante ao que ocorre nos outros Estados-Membros da UE, o NIF (singular ou coletivo) é utilizado como número de identificação de IVA (VAT Identification Number) para controle das operações intracomunitárias através do sistema VIES. Contudo, a estrutura e o formato dos números de identificação variam entre os países da UE.
Estrutura e Formato do Número de Identificação de IVA por Estado-Membro
| Estado-Membro | Estrutura | Formato |
|---|---|---|
| AT-Áustria | ATU99999999 | Conjunto de 9 caracteres (o primeiro é “U”) |
| BE-Bélgica | BE0999999999 BE1999999999 | Conjunto de 10 algarismos (o primeiro é “0” ou “1”) |
| BG-Bulgária | BG999999999 BG9999999999 | Conjunto de 9 ou 10 algarismos |
| CY-Chipre | CY99999999L | Conjunto de 9 caracteres (o último é uma letra) |
| CZ-República Checa | CZ99999999 CZ999999999 CZ9999999999 | Conjunto de 8, 9 ou 10 algarismos |
| DE-Alemanha | DE999999999 | Conjunto de 9 algarismos |
| DK-Dinamarca | DK99 99 99 99 | Quatro conjuntos de 2 algarismos |
| EE-Estónia | EE999999999 | Conjunto de 9 algarismos |
| EL-Grécia | EL999999999 | Conjunto de 9 algarismos |
| ES-Espanha | ESX9999999X | Conjunto de 9 caracteres (o primeiro e o último podem ser alfabéticos ou numéricos, mas não ambos numéricos) |
| FI-Finlândia | FI99999999 | Conjunto de 8 algarismos |
| FR-França | FRXX 999999999 | Conjunto de 2 caracteres, seguido de 9 algarismos |
| GB-Reino Unido | GB999 9999 99 GB999 9999 99 999 GBGD999 GBHA999 | Conjuntos de 3, 4 e 2 algarismos ou conjuntos de 3, 4, 2 e 3 algarismos (identifica os operadores do sector) ou conjunto de 5 caracteres (para a identificação dos ministérios ou autoridades de saúde) |
| HR-Croácia | HR99999999999 | Conjunto de 11 algarismos |
| HU-Hungria | HU99999999 | Conjunto de 8 algarismos |
| IE-Irlanda | IE9S99999L IE9999999WI | Conjunto de 8 ou 9 caracteres |
| IT-Itália | IT99999999999 | Conjunto de 11 algarismos |
| LT-Lituânia | LT999999999 LT999999999999 | Conjunto de 9 ou 12 algarismos |
| LU-Luxemburgo | LU99999999 | Conjunto de 8 algarismos |
| LV-Letónia | LV99999999999 | Conjunto de 11 algarismos |
| MT-Malta | MT99999999 | Conjunto de 8 algarismos |
| NL-Países Baixos | NLSSSSSSSSSSSS | Conjunto de 12 caracteres |
| PL-Polónia | PL9999999999 | Conjunto de 10 algarismos |
| PT-Portugal | PT999999999 | Conjunto de 9 algarismos |
| RO-Roménia | RO999999999 | Conjunto de 2 a 10 algarismos |
| SE-Suécia | SE999999999999 | Conjunto de 12 algarismos |
| SI-Eslovénia | SI99999999 | Conjunto de 8 algarismos |
| SK-República Eslovaca | SK9999999999 | Conjunto de 10 algarismos |